【雲端智慧】範本應用-SOHO專案

2015年底，老謝看世界的主持人謝金河先生，邀請呂張投資團隊的呂宗耀先生，進行2016年的展望，分享的資訊中，讓我印象深刻是關於大陸GDP的內涵，呂宗耀先生指出，大陸GDP成長約為6.5%，雖然看起來不高，但重點是這6.5%的內容，已經從過去的大企業轉化為中小企業。

意思是說，過去依靠大企業來支撐GDP的成長，如今已變為中小企業，這樣的內容，顯示出大陸創業潮正在興起，更重要的是已經開始產生實際的績效，這代表著小而巧的企業正在發酵中。

個人對於未來的看法，也是如此，過去強調是大企業，未來有可能大小企業並存，原因網路與平台連結。小企業通常服務範疇屬於個人化或是臨時性的工作，這正可套用於專案管理精神，「為創造獨特的服務或成果而進行的臨時性工作」。

以一個新娘造型為例，一位整合人，再加上一群專業的人，彼此連結與合。若是有特殊的需求，也能與異業的講師、伙伴來連結呢？

當每一位都是不同領域的專業經驗，如何能快速組織團隊與整合團隊，然後專案式解決問題之後，又快速的解散，這些未來都會遇見這樣的問題，且與我過去的實務管理經理，有很大的不同。

團隊最小的單位，還是個人，於創業潮興起之下，大膽的假設，自我的管理就非常重要。專案管理有著嚴謹的架構，其中包含五大流程與十大知識領域。

專案的過程，是累積知識的好機會

對「一個人」就是一家公司而言，或許內容不需要到如此嚴謹，但專案管理的架構是具有參考性的，僅有5W2H的企畫案，內容稍顯不足。比較重要的事務，就利用專案管理的架構來進行，其範本內容供架構為：

1. 專案目標：設定專案目標。 
2. 專案WBS：利用心智圖展開精簡版的九大領域。 
3. 專案時程：將時程表利用Excel製作時程控管表，簡單的格式來呈現甘特圖﹙示意圖﹚，後續就將利用此檔案進行更新與修正排程。 
4. 待辦事項：簡易的待辦事項。 
5. 歷史資料：將更新後的舊排程留下，作為專案進度過程的記錄，作為將來其它的專案參考用。 

專案管理中，通常是緊時程與文件，於個案化的專案中，三項小密技提供給您：

1. 文件：結合Google Disk進行版本的控管，雲端與雲端的整合，將讓你的文件有條不亂。 
2. 時程：善用且小心用提醒日期，避免事事都提醒，以為事事都重要，就會變成事事都不重要。建議大家，一些鎖碎的事情全部記在一則記事中，只要針對該則記事做提醒即可。 
3. 郵件：Evernote可以將任何電子郵件直接轉寄到 Evernote 的專屬郵件信箱，Evernote 會自動為您建立記事。這讓您更方便儲存您的電子郵件公告、每週定期報告等，即可整合於同一個專案中。 

• Windows：點擊工具 > 帳戶資訊，專屬的電郵地址就在「Evernote 專屬電郵」 區。 
• Mac：點選說明 > 帳戶設定...。專屬的電郵信箱就在「Evernote 專屬電郵」區。

專案範本看起來很簡單，但對個人協助卻產生即大的作用，分享給大家： 

1. 整合：將目標、WBS的展開、時程表，問題的記錄，都可以在同一個頁面。喜歡這樣的界面，有一個很大的原因，就是文字與檔案同時可以並存。 
2. 時程：利用自己熟悉的Excel表，便於調整時程，針對不同的專案也可以進行客製化。於Evernote 的平台，假設您是從該平台打開的檔案，若有進行任何的變更，都是可以回左到Evernote中，直接進行檔案的變更。 
3. 文件：整合Google Disk之後，即可有版本的管理，我再也不需要一直用 V1、V2…等，產生許多的檔案。專案文件的設計變更，一直我頭疼，這解除我管理的難度。 

每一次進行專案，過程會比例行性的作業需要的資源，付出的心力更大，因此留下專案過程，正是精華所在，目的是為讓下次有機會作為範本的參考，更能精確的去進行資源，時程，風險…等評估。

最後，專案範本剛開始是簡單、空白的，若能落實一段時間，相信專案的範本就有許多的經驗值可以參考，範本就可以依自己的需求，直接提升你的專案的能力，讓你變的有所不同。