看見「計畫」兩個字，許多人立即聯想到的是麻煩、無用、計畫趕不上變化…等，計畫真的是無用嗎？先從一位主管與我分享的故事談起…
之前的工作是在代工製造業，與外國工程師接觸的時間不算少。細看外國工程師與本國工程師的差異，就是當被交待一件事情時，外國工程師總是拿起筆，逐一寫下要進行的事，再向對方確認，若是沒有問題，則開始進行。
而本國工程師被交待一件事情時，總是以最快的速度來完成，完全不需要計畫，但過程中，難免有疑問，甚至做錯的事情發生。相較兩位工程師而言，大部份的比例，外國工程師的做法，速度反而快。
從這個案例來思考，並不是我們要去推崇外國工程師有多好，相信台灣工程師也有絕佳的素質，從這一件事情過程中，我們可以學習什麼？再用一句杜拉克(Peter Drucker)說過的話來闡釋，他說：「計畫本身毫無價值可言，但計畫的過程十分珍貴。」若是從這樣的角度來思考，我們是否能對「計畫」有不同的視野與觀點？
任務的時間長短不一樣，同時到期日也不一樣，有的需要好幾個月前事先預約，有的是臨時插入。因此將任務整合來看，是一件必要的事情。
經理人一篇文章《不是把事情填進去就好！「進攻型」行事曆，才能讓你不再被deadline追著跑》，如何來區分，如果你是在公司有安排、老闆有規定、發生緊急狀況時，才將工作填進行程表中，這種行事曆使用方式就是神谷所稱的「防守型」。
反之則是「進攻型」，能先觀察狀況、有所準備，再據此思考工作安排。進攻型行事曆的核心，在於拆解工作、分段進行，朝目標進攻，完成事情的過程，都可事先規劃於筆記本中。
為了達到年度專案計畫與任務管理的目的，以視覺化的效果呈現出來，對管理而言，是比較便利的方式。利用甘特圖來呈現任務排程，很快即能掌握，個人最熟悉的方式，是利用Excel來呈現整個排程的狀況，介紹個人使用方式供大家參考，主要分為三個部份：
- 專案時程：利用理程碑來表示。
- 專案清單：將專案的內容，以複製超連結的方式，進行目錄式的連結。
- 任務時程：年度中接到的工作任務，利用甘特圖﹙示意﹚來表示。
- 任務清單：將任務進行整合
- 空白表單：將任務清單使用的標準範本，放於最下方，方便引用，藉以提升工作速度。
任務是屬於較小或是熟悉的工作，進行控管是一件重要的事情，原因在於任務雖小，但卻是需要準時的被執行。利用Excel自行設計一個控管的表格，再將這一個畫面貼至Evernot中，不但具有傳統的可視化，要修正也很方便。這樣一來，自己的任務即能進行管理，讓自己充份發揮自己的效能。
任務未來會如何演化，《30雜誌》曾經報導《全球中階主管不見了》，內文提及當機器人、外包族、跨國工作者都來分一杯羹，「你的工作已經沒有你想像的重要。」陳超明直言。Job（職缺）會消失，但Work（任務）還是有人遞補，如果想達到中階主管的地位與薪資，不再是畫出筆直的職涯規畫表，而是以工作內容、專案導向，多點式培養決策能力取勝。
文章中更提及出，2014美國人資協會的思想領袖會議中，未來發展協會（Institute for the Future）執行董事馬琳娜．葛比斯（Marina Gorbis）便提出未來6種創新工作者，分享其中的兩種供大家參考：
1.永遠on工作者（Always-on Employee）：特性是自由調配工時，隨時隨地都可以工作，在高壓的工作環境中生存，他們善用最新的數位工具，辦公桌就是網路上的虛擬平台。
2.微型工作者（Microworker）：他們將一天工時分別切割給不同工作，在多重身分中轉換自如，是典型的多工者，早上為A公司服務，下午執行B公司的計畫，傍晚完成C公司的進度。
任務控管是一項最基礎計劃，若能對自己任務進行控管，相信你一定可以逐漸適應不可知的未來。
沒有留言:
張貼留言