【工作應用】周密思考讓專案的起始變得不一樣

在職場中，我們經常面臨老闆的交辦事項，例如想要籌組一個讀書會，員工旅行想要騎自行車，為了達成績效成立一個全廠戰情室…等，各式各樣的問題不斷的接踵而來。

產品的良率成績為什麼一直無法提升？產品為什麼賣不出去？為什麼每次提的計畫總是不被主管採納……？碰到問題時，許多人腦海中浮現的第一個疑問就是「為什麼」，老是想不透，到底是哪裡出了問題？

雖知利用心智圖來處理，但總是感覺下不了手，畫完一個中心主題之後，就不知如何接續？於工作職場的應用，主要是要將心智圖配合管理理論來進行，利用管理學上既有架構，配合心智圖法提升創造力，讓我們廣且快去進行思考，以提升工作的企劃力與執行力。

在職場中，頭腦清楚、邏輯思路清晰的大有人在；但是，卻也有些人說話老是抓不到重點，講了老半天，大家還是聽不懂。碰到後者，就算是提醒他們說得「更聚焦一點、更具體一些」，也沒什麼用。

因為所謂的「具體」，並非只要改變措辭或提升表達能力就能做到，而是要看當事人對於議題了解多深入、能夠分析到多細。換言之，對於問題不夠敏感，或是根本看不出毛病，其實與平時就不善於提問大有關連。

邏輯思考，讓工作者在思考時不會有所疏漏

邏輯思考並非天生，而是能夠進行訓練，於所有邏輯思考法當中，「5W2H」可說是最容易學習和操作的方法之一。5W2H是在二次大戰時，由美國陸軍兵器修理部所提出，之後廣泛應用於企業決策和管理議題上，有助於工作者在思考問題時不會有所疏漏。

5W2H分析法又稱「七何分析法」，包括：Why（為什麼做）、What（做什麼）、Where（在哪裡做）、When（何時做）、Who（由誰做）、How（如何做）、How much（成本是多少）。更詳細地說： 

• What就是確立問題，了解「目的是什麼？做什麼工作？」 
• Why是說明背景或提出問題，也就是「為什麼要這麼做？理由何在？原因是什麼？」 
• When指的是時間，設定「什麼時間完成？什麼時機最適宜？」 
• Who是對象，指明「由誰來做？誰來完成？」 
• Where是地點，確認「在哪裡做？從哪裡入手？」 
• How是方法，提出「怎麼做？如何做會更好？如何實施？做法是什麼？」 
• How much則是花費或成本，計算「要花多少預算？金額是多少？」 

舉例來說，如果只傳達「下禮拜四要開會」，卻未事先說明「從幾點開到幾點」「在什麼地點開」「開會目的是什麼」等訊息，與會者就無法安排自己的時間表。若能從這七個面向來思考，是否立即提升自己的思考力？

5W2H很容易應用，但於思考問題上，有其順序性。於職場面臨的狀況，主要類別有兩種，一為問題解決，另一個為企劃思考。於問題解決上，根據目前業界常用的六步驟，第一個步驟為發現與確認問題，接續才是找發生問題的原因，相對七何分析法，第一個步驟談的是內容，就是What的部份，第二步驟則是原因，也就是Why。

進行企劃案的方式，不同的情境，需要掌握使用的順序性。構思企劃案時，第一個提問就是為何做這件事？原因是什麼？然後，再根據原因來思考要進行的內容為何？為何要做這件事情的重要性，有如火車頭，方向錯了，整個企劃的內容就錯了，因此得要花比較多的時間，用於思考企劃案的目的。方向與原因確認了，接續才會展開規劃，依據目的思考出來的內容，才能真正滿足需求。

總而言之，使用七何分析法時，要先判斷自己面對情況，是要解決問題，還是進行活動企劃，不同的需求，使用的順序略有不同，掌握此點，才能有效與正確的運用，為自己的職場效能加分。