2016年9月3日 星期六

【工作應用】既有簡報大改造,活化教案


簡報是職場表達成果好機會,將會充分展現出個人的統整與表達的能力。簡報需要的不是PPT嗎?為何需要心智圖?先談談我們經常需要面對的處境:

情況一:這內容…我不是已經改過了嗎?
許多時候,面對許多內容重複的簡報,我們只能不斷複製。然而,我們經常會記得改這一個,忘了改那一個,相同的內容,卻分布在許多的地方,除此之外,還有其它的方法嗎?

情況二:有人提問,但一直找不到發問相對應的簡報內容,回應完後,要接續下去也很難。
我們常常進行簡報時,有時會提到前面的問題,我們就要回頭去找。常常會因為時間很緊急造成壓力大,而找不到提問的內容,就會讓人感覺到不是很專業,聽簡報的人就覺得很不流暢,如何改變呢?

情況三:面對時間的緊急的情況?
準備報告的時間需要30分鐘,但總經理或是客戶臨時有事,對方願意只給你10分鐘。身為主講人的您,想要讓對方很快了解重點所在,這時候該如何是好呢?

簡報,見樹亦見林

為了解決上述的問題,可以加入心智圖軟體來結合簡報。藉由心智圖軟體來輔助,善用心智圖見樹亦見林的特性,來連結整合簡報。於簡報的過程中,報告的進度與內容,就能依現場的情況與需求進行說明,掌握住簡報架構,自由度與靈活度更能顯現。這一個方法,是目前講授心智圖法課程,最常用的方式。

另一種模式,就是利用PPT軟體的超連結,進行頁面的超連結,這也是用到心智圖法的樹狀結構與網狀脈絡。若是您利用這樣的方式,因為超連結經常會錯誤,要記得多預演幾次。

簡報如何有效的分拆,先談談背後的原理。心智圖法有四大核心關鍵,第一個為關鍵字原則。關鍵字以掌握一個詞為原則,延伸到數位檔案管理,每一個檔案也是以一個概念為原則,一個概念有可能是一至三張投影片,但只能講一個概念,幾個概念就形成一個單元。個人則是以一個單元為原則,目前還無法切割得細膩,但可以滿足我的個人的要求。每一個檔案,都只會講一件事情,掌握此要領,就可以將整個簡報進行拆解,說明一個概念,就拆解成為一個簡報檔。

為何要將一個完整的簡報進行拆解?若單純以一個簡報來思考,確實並不需要進行拆解。但於工作場合中,我們經常面對許多的會議與議題,簡報絕對不可能只有一個,不是嗎?雖然產生許多的簡報,簡報的內容經常會有重複性,例如公司簡介,但如一個新的技術,要向不同的對象來說明,每一份簡報目的不同,內容就略有不同,這樣一來,「相同內容」就會被放於不同的簡報中。

若有部分內容需要修正,就必需要修正好幾個檔案,而造成資料不同步的問題,同時也要費盡心思來進行管理,若能以一個概念或是一個單元來拆解,簡報內容的組合由心智圖處理,面對不同的對象,相同的資料就不需要再整理,只要處理不同的資料即可。

我們利用實際的案例來講解與說明。進行分為三步驟,分別為製作一個簡報用的心智圖(將以Xmind軟體作為示範的軟體)、將簡報的內容以一個概念原則進行切割、再將每
一個概念運用「超連結」的方式,整合到心智圖中。以下的案例,簡報製作的軟體以PowerPoint為案例,心智圖軟體則是Xmind。

步驟一:製作心智圖
  1. 中心主題:工作坊題目為「學生職涯探索」,於心智圖中,題目代表中心主題,將工作坊的主題複製到中心主題。
  2. 主幹:主幹就是我們的大綱,利用複製貼上的方式,大綱的數目通常比較多,需要再整理一下,讓整個架構看起更完整,我進行一些簡單的編排,依據工作坊進行的流程與特性,分切成四個大主題,主要分別為開場-探索-整合-總結。
  3. 次支幹:完成大主題之後,依序展開課程的單元,通常是課程的大綱,以關鍵字的方式,置於大主題之後。

步驟二:將簡報進行拆解
  1. 依據課程的心智圖,進行單元的分拆。分拆時還是要強調,是依個人的工作模式來進行。以積木的理論而言,若能將每一個概念分析出來,將來組合的自由度就會越大,若是分拆的單元越小,將來自由組合度則是越大,因個人是一位職涯的教練,經常面對不同的需求者,因此我將單元分拆較為小,以符合個人的需求。
  2. 將一份150頁的簡報,分拆如下:
    • 破冰遊戲
    • 課程介紹
    • 金三角
    • 愛情觀
    • 抉擇圖
    • 外部資訊
    • 職涯變化
    • 激勵故事
  3. 接續要為檔案進行管理,所以命名方式要特別要注意,檔案儲存的類型,2003版的PPS或2007版之後是ppsx,副檔案的格式為播放檔,完成之後,就可以與心智圖的軟體進行超連結,當你一選擇該簡報時,就會自動成為播放模式。

步驟三:心智圖的軟體進行連結
  1. 完成一個新檔案之後,確認好位置,即可以利用Xmind進行超連結。其步驟如下
    1. 選擇連結位置→選擇超連結→點選檔案→選擇絕對式→選擇檔案→確定。﹙說明:因為隨身碟的代碼都是會變化的,因此要用選擇相對的選項。絕對則是網路是固定,例如公司的網域…等,這些是不能換的路徑,不同的場合,可以運用到不同的選項。﹚
    2. 完成連結之後,「選擇連結位置」的旁邊就會出現連結的檔案格式。

要將簡報分拆開來,看起來似乎是多此一舉,但其效用卻是深逺且長久的,不但可以快速組合,也免去管理重複內容的問題。現代的人時間很有限,繁忙的您,要面對許多的事務時,應該不會想於同一件事情上出錯,利用不同的方法來進行管理簡報,這些都是職場加分的好機會,下一次,您就不會再有,「這…我不是已經改過了嗎?」的窘境了!

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